Prise d’avance sur la dématérialisation à objectif 2020

La dématérialisation, c’est quoi ?

La dématérialisation permet d’avoir tous les documents sur votre ordinateur. Avec une bonne méthode de rangement, cela peut s’avérer très efficace et permettre un gain de temps.

Actuellement, lorsque l’on parle de dématérialisation, c’est une dématérialisation des processus. En effet, les documents ont déjà une base numérique puisqu’ils sont édités informatiquement. Ce qui va changer c’est le stockage. Le flux de document est bousculé et des outils doivent être mis en place comme la Gestion Électronique des Documents (GED).

Pour garder une certaine sécurité et authenticité des données, les outils utilisés doivent respecter des règles pour que la valeur juridique soit la même que l’original en papier.

Dématérialiser ou numériser ?

Une dématérialisation implique de ne plus imprimer les documents dans la mesure du possible. Certains documents arrivent par la voie postale et il faut ainsi pouvoir gérer les documents dans ces 2 formats. Lorsqu’ils arrivent par la voie postale, vous allez pouvoir les numériser pour qu’ils alimentent la GED.

Pour bien différencier la dématérialisation de la numérisation, on peut dire que la dématérialisation permet de produire des documents et rend ces derniers plus accessibles dans la GED sans passer par le format papier. La numérisation va scanner un document papier pour, au final, l’importer également dans la GED. Les deux sont liés mais la dématérialisation n’a pas besoin d’un format papier pour exister tandis que la numérisation découle directement d’un document papier.

L’utilité et la démarche sont différentes, mais l’objectif est le même : un format numérique accessible depuis tous les ordinateurs connectés à la GED.

La dématérialisation et l’archivage

En fonction des documents, il est nécessaire de les garder un minimum d’année. L’archivage papier demande de la place de stockage et du matériel (étagères, cartons, feuilles, encres…) qui représente un certain coût. Avec l’archivage numérique, on n’a plus qu’à se soucier de la place dans le serveur sans avoir à penser à la dégradation possible du document.

Pourquoi dématérialiser ?

La dématérialisation est de plus en plus présente dans le quotidien des entreprises et des particuliers. Les entreprises doivent suivre le mouvement pour vivre avec les possibilités de nouvelles technologies et réussir à mieux communiquer entre elles.

En conclusion, la dématérialisation est souvent un gain de temps, de place, mais aussi un gain financier. Il y a également moins de risque de dégradation des documents (par le temps ou les intempéries) surtout si des sauvegardes sont effectuées. Le plus long étant la mise en place des nouveaux outils et l’adaptation des utilisateurs.